تجزیه و تحلیل شغل

شناخت وظایف، مسئولیت‌ها و مشاغل محوله به کارکنان، از طریق تجزیه، طراحی و طبقه‌بندی مشاغل صورت می‌گیرد.

مقدمه

شناخت وظایف، مسئولیت‌ها و مشاغل محوله به کارکنان، از طریق تجزیه، طراحی و طبقه‌بندي مشاغل صورت می‌گیرد.

تعریف اول از تجزیه شغل

عبارت از جمع‌آوري اطلاعات به منظور پی بردن به ماهیت مشاغل دریک سازمان می‌باشد.

تعریف دوم از تجزیه شغل

عبارت است از مراحلی براي تشخیص خصوصیات و ویژگی‌هاي لازم براي انجام موفقیت‌آمیز یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن انجام می‌پذیرد.

سؤالات اساسی مرتبط با تجزیه شغل

1- چه نوع کارها و فعالیت‌هايی اجزاء و عناصر تشکیل دهنده شغل می‌باشند؟

2- چگونه این کارها و فعالیت‌ها باید به انجام برسد؟

3- شاغل باید از نظر دانش، مهارت و یا رفتار چگونه باشد؟

هدف از انجام تجزیه شغل

هدف از انجام تجزیه شغل، تهیه و تنظیم دو فرم اساسی شرح شغل و شرایط احراز مشاغل می‌باشد.

برخی از اصطلاحات تجزیه شغل

1- کار: عبارت است از اجزاي تشکیل دهنده یک وظیفه.

2-  وظیفه: عبارت است از قسمتی از فعالیت‌هاي جسمی و یا فکري محوله به فرد در سازمان.

3- شغل: عبارت است از وظایف مشابه و مرتبطی که به عهده یک فرد در مقابل دریافت حقوق و دستمزد گذارده می‌شود.

4- پست: عبارت است از جایگاه سازمانی افراد.

5- شرح شغل: عبارت است از خلاصه‌اي از اطلاعات مربوط به یک شغل خاص که معرف آن شغل باشد.

6- شرایط احراز مشاغل: عبارت است از اطلاعاتی که که از تجزیه شغل و شرح شغل به دست آید.

7- حرفه: عبارت است از گروهی از مشاغل مشابه.

روش‌هاي تجزیه شغل

الف) مشاهده               ب) مصاحبه                ج) پرسشنامه

نتایج حاصل از تجزیه شغل

تهیه و تنظیم فرم‌هاي شرح شغل و شرایط احراز شغل در واقع نتایج حاصل از تجزیه شغل به شمار می‌آید.

ویژگی فرم‌هاي شرح شغل

فرمهاي "شرح شغل" باید گویا، رسا، قابل فهم، کوتاه، ساده و مرتبط با موضوع باشد.

اطلاعات مندرج در فرم‌هاي شرح شغل

در فرم‌هاي شرح شغل باید اطلاعاتی که بتواند شغل را به خوبی به متصدیان بشناساند، درج شود.

فرم شرایط احراز شغل

این فرم حاوي کلیه شرایط و ویژگی‌هاي فردي لازم براي انجام موفقیت‌آمیز شغل می‌باشد.

نکات قابل توجه در زمان تهیه فرم شرایط احراز شغل

- پرهیز از اغراق در شرایط لازم براي احراز شغل

- جلوگیري از عدم انعطاف در تعیین شرایط احراز مشاغل

کاربردهاي مختلف تجزیه شغل

الف) جذب و گزینش  ب) آموزش و بهسازي  ج) رسیدگی به شکایات و ایجاد نظم

الف) جذب و گزینش

مسئولین جذب و گزینش سازمان پس از مطالعه فرم‌هاي شرح شغل و شرایط احراز مشاغل، مصاحبه‌ها و آزمون‌هاي استخدامی را متناسب با مشاغل، طراحی می‌نمایند.

ب) آموزش و بهسازي

بر مبناي اطلاعات حاصل از تجزیه شغل می‌توان براي ارائه آموزش‌هاي مورد نیاز به کارکنان برنامه‌ریزي نمود.

ج) رسیدگی به شکایات و ایجاد نظم

شرح شغل می‌تواند شکایات پرسنلی را کاهش داده واز تداخل وظایف جلوگیري نموده و استانداردهاي انجام کار را تعریف نماید.